Leidinggeven is ‘veronthutselend’ eenvoudig

Op mijn afscheid bij Univé, waar ik tot 2003 werkte als manager, kreeg ik het boekje ‘Winnie de Poeh en management’. Ik heb het snel doorgebladerd en vervolgens in de kast gezet bij mijn andere boeken over management en leiderschap. Boeken die ik héb gelezen en nog wíl lezen. Laatst zat ik te neuzen in mijn eigen bibliotheek en kwam het boekje opnieuw tegen. Wat prachtig dat er boeken bestaan, die, als je ze op het juiste moment leest, zoveel op kunnen leveren.

Wat een waarde(n)vol boekje. De simpele voorbeelden uit de belevenissen van Winnie, Janneman, Uil,  Iejoor en alle andere figuren laten zien dat management niet moeilijk hoeft te zijn. ‘Veronthutselend eenvoudig’ zoals Winnie de Poeh het zelf beschrijft. Wanneer je de zes belangrijkste  lessen toe kunt passen, kan het eigenlijk alleen maar goed gaan.

Het aller allerbelangrijkste om te beseffen is dat we allemaal verschillend zijn in onze kijk op het leven, in wat we prettig vinden, wat we niet prettig vinden en wat we van het leven verwachten. Met al die verschillen heeft de manager op een goede en effectieve manier om te gaan om de doelen van de organisatie te bereiken.

Zes dingen die je moet doen om een goede manager te zijn:

1. Doelen stellen

Hoe doe je dat? Door je af te vragen wat de toegevoegde waarde van de organisatie is. Wat is haar reden van bestaan? De manager leidt zijn of haar doelen hiervan af. Weet je het (nog) niet? Ga dan eens in gesprek met het hogere management. Stel je doelen vast en check of deze kloppen op redelijkheid, realiteit en uitvoerbaarheid. Is het antwoord nee, denk dan nog een keer na, want veel inspanning verrichten op zaken die gedoemd zijn te mislukken, daar zit niemand op te wachten. Formuleer de doelen als stip op de horizon, ga op weg en ga op een verstandige manier om met de verrassingen, kansen, mogelijkheden en tegenslagen die je onderweg tegenkomt.

2. Organiseren

Hoe kun je het doel vertalen naar specifiek werk, specifieke opdrachten en activiteiten die je uit kunt voeren om het doel te bereiken. Natuurlijk niet zomaar in het wilde weg. De focus is gericht op werkelijk belangrijke dingen, zodat je optimaal gebruikt maakt van schaarse middelen. Je maakt een stappenplan en zet het op papier, zodat iedereen die erbij betrokken is weet wat er moet gebeuren en wie verantwoordelijk is voor de uitvoering. Nadat het werk is verdeeld in hanteerbare taken, wordt het verdeeld over de mensen die de kennis en kunde hebben om het werk goed uit te voeren. De taken worden doorgenomen, suggesties worden verwerkt en indien waardevol opgenomen. De manager stelt vast of iedere medewerker het plan begrijpt en weet wat hij of zij moet doen.

3. Motiveren

Als je, als manager, wilt dat iemand een bepaalde opdracht uitvoert of meehelpt een doel te realiseren, dan moet je hem of haar een goede reden geven om te helpen. Die reden moet je op een duidelijke, inspirerende en aantrekkelijke manier vertellen.  Door te weten wat je medewerkers belangrijk vinden en hier rekening mee te houden krijg je een goede relatie waarin je beiden iets voor elkaar over hebt.

4. Mensen ontwikkelen

Een goeie manager ontwikkelt zichzelf én helpt zijn mensen zich te ontplooien, zodat ze al hun talenten leren gebruiken. Je kunt mensen niet veranderen, wat je wel kunt doen is een omgeving scheppen die mensen aanmoedigt zichzelf te ontwikkelen. Ontdek wat de sterke en zwakke punten van iedere persoon zijn door met ze te praten, te observeren en te luisteren. Een goede  manier om te laten leren is opdrachten geven en iets van het eigen werk delegeren. Hierbij gebruik makend van de sterke punten van je medewerker. Ongetwijfeld worden er fouten gemaakt in dit proces en dat is goed want juist van fouten leer je. Het stimuleert je mensen het de volgende keer anders, beter te doen.

Jezelf blijven ontwikkelen als manager is makkelijker, je bent tenslotte je eigen baas. Door zelf het goede voorbeeld te geven creëer je een omgeving waarin leren en groeien als normaal wordt beschouwd. Een hele mooie manier om te blijven leren is van Benjamin Franklin. In zijn autobiografie vertelde hij dat hij had opgeschreven welke kwaliteiten en vaardigheden hij nodig had om succesvol te zijn. Deze lijst nam hij elke avond door en gaf zichzelf een cijfer voor wat hij die dag had gepresteerd op dat gebied. Hij herinnerde zichzelf met behulp van dit simpele meetsysteem steeds wat belangrijk was en kon tegelijkertijd zijn vorderingen bijhouden. Simpel en doeltreffend.

5. Communiceren

Er is sprake van een uitwisseling van informatie. Het is tweerichtingsverkeer, je geeft en krijgt informatie. Alle informatie moet zo duidelijk en volledig mogelijk zijn. We begrijpen elkaar heel snel verkeerd, dus dit is superbelangrijk. De informatie moet zinvol zijn voor degene die hem ontvangt. Laat de ander bevestigen dat hij of zij de boodschap heeft begrepen. Herhaal de informatie zo veel mogelijk op zoveel mogelijk manieren en blijf consequent. Waarbij het allerbelangrijkste is: daden zeggen meer dan woorden.

6. Meten en analyseren

Meten doe je om te kunnen zien of het goed gaat. Als mensen niet weten wát ze goed doen en óf ze het wel goed doen, kunnen ze geen beter werk afleveren en ook niet weten of ze op de goeie weg zijn naar het doel dat ze willen bereiken. De manager zorgt er voor dat er informatie beschikbaar is die iedereen in staat stelt de vorderingen die er gemaakt worden op de voet te volgen. Welke informatie heb ik en hebben mijn mensen écht nodig om ons werk goed te kunnen doen? Wanneer dit duidelijk is, kan de manager bedenken hoe hij of zij deze info krijgt, waar vandaan en in welke vorm. De informatie die je écht nodig hebt moet je krijgen. Desnoods verzamel je het zelf. Gegevens meet je omdat het de basis vormt om actie te ondernemen. Wat zijn de uitzonderingen, wat valt op, waar moet je op letten, wat moet je veranderen voor een beter resultaat?

Kortom….

Je kunt altijd leren en dingen beter doen als je echt wilt. Begin dus nu met het lijstje van Benjamin Franklin en zet de eerste stap. Het boekje van Winnie de Poeh zelf lezen kan ik ook van harte aanbevelen.

Het bericht Leidinggeven is ‘veronthutselend’ eenvoudig verscheen eerst op Sonja van Beveren.